Nagy pillanat egy vállalkozó életében, amikor megkapja az értesítést arról, hogy nyert a pályázata. Ezzel beigazolódott, hogy cége jól működött a múltban és a fejlesztési elképzelési szakmailag és gazdaságilag is megalapozottak. Nem utolsó sorban pedig a pályázatírás is jó minőségű volt.
Mi a következő lépés?
Az elnyert támogatást el is kell költeni, vagyis a tervezett projekt megvalósítási szakaszba lép. A projektmenedzser feladata az, hogy a jogszabályi előírásoknak megfelelően elinduljon a projekt és megtörténjen annak lebonyolítása. A munka meglehetősen összetett, az alábbi lista tartalmazza a főbb feladatokat:
- részvétel a támogatási szerződés megkötésének folyamatában
- a projekt előrehaladásának ellenőrzése és irányítása
- támogatási előleg lehívása
- kapcsolattartás az Irányító Hatósággal
- kapcsolattartás a Kedvezményezettel, a vállalkozókkal és a kivitelezőkkel
- beszámolók elkészítése és benyújtása
- kifizetési igénylések összeállítása és benyújtása, a projekt költségvetésének nyomon követése és aktualizálása
- hiánypótlások összeállítása és benyújtása
- monitoring mutatók változásának nyomon követése
- változás bejelentések kezelése
- a kötelező nyilvánosság meglétének biztosítása
- részvétel a helyszíni ellenőrzéseken
- horizontális és fenntarthatósági vállalások összeállítása
- projekt záró csomag elkészítése és benyújtása
- jelentéstétel a fenntartási időszakban
A fentiek ismeretében, vagy rosszabb esetben azok hiányában az ügyvezető a pályázatírás során dönt arról, hogy belső, vagy külső projektmenedzsert fog igénybe venni. Ha erre a tevékenységre pénzt kíván elszámolni, akkor azzal a pályázatban tervezni kell.
A titkárnő elintézi?
A tapasztalat az, hogy kisebb projektek esetében kezdetben gyakori az ún. saját teljesítés. Ez azt jelenti, hogy a vezető cégen belül megbíz valakit a feladat elvégzésével. Erre pályázati pénz általában nem számolható el. Veszélyes is, hiszen nem ritka eset, hogy egy egész projekt kerül veszélybe a tapasztalat hiányából származó hibák és szabálytalanságok miatt. Sokan csak akkor bízzák a feladatot szakemberre, amikor már komoly a baj.
Pályázati források esetében pedig a baj azt is jelentheti, hogy vissza kell fizetni a támogatási összeg egy részét, vagy akár egészét.
Tekintettel arra, hogy a pályázatok legalább a teljes elszámolható költség 2,5%-ig lehetővé teszik szakértő projektmenedzsment bevonását a projektekbe érdemes kihasználni ezt lehetőséget és már az elején így tervezni. A megfelelő cég kiválasztása persze nem könnyű, ehhez nyújt útmutatót ez a cikkünk.
A projektmenedzser feladata vállalkozásod sikeresebbé tétele - hatékonyan
A legtöbb projektmenedzsmentet is ellátó cég fix összegért vállalja a feladatot. Vagyis függetlenül attól, hogy mennyi munka adódik a kkv pályázatok megvalósítása során, csak a szerződésben előre meghatározott juttatást fogják kapni. Könnyen belátható, hogy érdekük a minél tökéletesebb anyagok összeállítása, a határidők betartása és összességében a korrekt munkavégzés, hiszen ezzel a tiéden kívül a saját munkájukat is megkönnyítik.
További biztosíték a megfelelő munkára, hogy a Támogató jogosult a korrekcióra, vagyis a projektet hátráltató, vagy szabálytalan szervezetet pénz visszafizetésre kötelezheti. A gyakorlat ugyanakkor azt mutatja, hogy a pénzügyi korrekció inkább csak a közbeszerzések esetében jelentkezik.
Egy jó projektmenedzser kulcskompetenciái
Ismeri a szabályozási környezetet
Egy EU társfinanszírozású projekt esetében elengedhetetlen, hogy ismerje a fő szabályozó dokumentumot, a 272/2014. (XI. 5.) Korm. rendelet az ÁUF-t, és magát a pályázati felhívást. Nem elvárás, közbeszerzéssel érintett pályázat esetében sokat segít, ha nem ismeretlen számára a közbeszerzési törvény. Természetesen jó, ha az adott projekt érintő egyéb szabályozó környezettel is lehalább érintőlegesen tisztában van.
Ilyen lehet építési beruházás esetében például a 322/2015. (X. 30.) Korm. rendelet, energiahatékonysági és megújuló energiaforrásokat tartalmazó projektek esetén az 55/2016. (XII. 21.) NFM rendelet.
Ismeri a pályázati anyagot
A projektmenedzser feladata, hogy töviről hegyire ismerje a pályázati anyagot, és a legtöbb felmerülő kérdésre azonnal válaszolni tudjon. Ismernie kell a projektben résztvevő személyeket és vállalkozásokat, a műszaki-szakmai tartalmat, a forrásokat és az aktuális költségtáblát.
Egy jó projektmenedzser bármely pályázat szuperhősePrecíz, proaktív
A precizitás és a határidők tartása alapvető fontosságú. Gyakran a projekt résztvevőinek nem megfelelő időtartása veszélyeztet egy-egy pályázati határidőt vagy mérföldkövet. A projektmenedzser feladata, hogy figyelmeztesse őket a lejárati idő közeledtére, vagy ha szükséges nyomás alá helyezze őket. Ehhez pedig elengedhetetlenül szükséges, hogy megfelelő kommunikáció legyen közöttük.
Igazi kommunikátor
Ahogyan a határidőknél, úgy minden már területen is fontos a folyamatos és megfelelő információáramlás. A pénzügyi vezető úgy tud tervezni, ha pontosan látja a szakmai tartalmat és annak változásait. A műszaki vezetőnek tudni kell, ha a kivitelezés csúszással fenyegetett. De még egy egyszerűbb eszközbeszerzési pályázatot is veszélyeztethet a nem megfelelő kommunikáció, aminek felépítője és fenntartója a projektmenedzser kell legyen.
Gyorsan reagál
A kkv pályázatok mindegyikénél előfordul olyan eset, amikor gyorsan és határozottan szükséges reagálni egy bekövetkező szituációra. Ilyenkor egy talpraesett, karakánabb pályázati projektmenedzser sokat tud lendíteni az helyzeten, elkerülve a bizonytalanságból adódó akár több napos várakozási időt.
Komplex gondolkodásmód
Egy projektben minden mindennel összefügg. A projektmenedzser feladata, hogy lekövessen egy adott változást és képes legyen felmérni, hogy az milyen további változtatásokat követel meg, majd végre is hajtsa azokat.
Mint láthatod, egy jó projektmenedzser a lelke a projekteknek, ezért fontos, hogy megfelelő kvalitású szakembert válassz, és ne akard házon belül megoldani a költséghatékonyság jegyében.
Ahhoz pedig, hogy a projektmenedzser előtt megtaláld a fejlesztési elképzeléseidnek leginkább megfelelő pályázati felhívást, kérd vállalkozásod ingyenes és kötelezettségektől mentes felmérését!
